Quali Sono gli Ostacoli alla Negoziazione?

La negoziazione mira a raggiungere un accordo vantaggioso per entrambe le parti, attraverso concessioni, incentivi e requisiti indispensabili. È un delicato gioco di equilibri tra professionisti e aziende che può essere impegnativo anche per i negoziatori più esperti. Quali sono dunque gli ostacoli alla negoziazione? Comprendere la risposta a questa domanda è la chiave di volta di un costruttivo corso di formazione sulle competenze negoziali, in quanto aiuta a individuare i potenziali ostacoli e a superare le barriere.

Eccesso di Fiducia

L'eccesso di fiducia si verifica quando la fiducia soggettiva di una persona (convinzione delle proprie capacità e superiorità) supera l'accuratezza e la realtà oggettiva della situazione. È un ostacolo perché offusca il giudizio del negoziatore e impedisce che si compiano i passi critici necessari per raggiungere un accordo. I segni di un'eccessiva fiducia in se stessi sono descritti di seguito.

• Il rifiuto di pianificare perché si ritiene di sapere già tutto ciò che occorre sapere e quindi non è necessaria alcuna preparazione.
• La sensazione di controllo li porta a pensare di poter ottenere un risultato di successo anche quando la probabilità è minima.
• Si concentrano sulla vittoria e sul superamento di un risultato reciprocamente vantaggioso per entrambe le parti.
• Assunzione di rischi anche quando ci sono prove inequivocabili che non saranno ripagati.
• Rifiutare di scendere a compromessi ed essere troppo rigidi nel loro approccio perché sono sicuri di vincere e vogliono che si dimostri che hanno ragione.
• Presumere di sapere cosa vuole la controparte senza fare domande porta a concludere accordi di scarso valore e a fallire.

Un negoziatore troppo sicuro di sé farà fatica a costruire rapporti e a collaborare con gli altri e potrebbe danneggiare la propria reputazione e quella della sua azienda. Riconoscere questi segnali in voi stessi o negli altri è un primo passo fondamentale per migliorare o adattare il vostro comportamento e le vostre tattiche di negoziazione. Per evitare di apparire troppo sicuri di sé, è fondamentale mettere in discussione le proprie ipotesi attraverso la ricerca, prepararsi e riorientare la propria mentalità. Parlare con i colleghi può essere utile per avere un'idea più precisa delle proprie competenze.

Mancanza di Fiducia

Arrivare ad un meeting con una mancanza di fiducia è altrettanto problematico che essere troppo sicuri di sé, perché indica una mancanza di fiducia nella propria azienda o nella propria posizione. Un negoziatore dovrebbe voler raggiungere il miglior accordo possibile. Se ha già deciso di perdere, è più probabile che ritardi le procedure, si rimetta alla controparte, manchi di creatività, sia troppo emotivo e accetti accordi deboli. Questa mentalità mina qualsiasi offerta, le loro competenze e gli incentivi della loro azienda, lasciando la controparte poco convinta e pronta a dominare la discussione.

Se le vostre abilità interpersonali necessitano di un lavoro, questo può essere un problema. La mancanza di fiducia può derivare dalla mancanza di esperienza nella negoziazione. I nostri corsi sono progettati per darvi la sicurezza di mantenere il controllo durante una negoziazione. Potrete sviluppare questa sicurezza attraverso la preparazione alla negoziazione, la creazione di differenti scenari e chiedendo il feedback sul vostro comportamento negoziale, tutti elementi che fanno parte dei nostri corsi di formazione alla negoziazione.

Negatività

Sia che si consideri una negoziazione come una battaglia da vincere o come una complicata lotta per la sopravvivenza, avere una visione negativa può portare a comportamenti di prepotenza, tattiche subdole e politiche aggressive che danneggiano la reputazione di un'azienda, danneggiano i rapporti precedenti e impediscono accordi futuri. È una barriera che provoca ostilità e crea un pessimo precedente per le trattative future. Come già accennato, è essenziale ricordare che il risultato ideale di ogni negoziazione è raggiungere un accordo reciprocamente vantaggioso senza troppe opportunità di conflitti inutili. Le persone che vedono le trattative in modo negativo possono ottenere questo risultato solo se sono disposte a cambiare mentalità e prospettiva.

In una negoziazione è fondamentale costruire un rapporto, ispirare la collaborazione e mediare le emozioni. Nessuno vuole discutere di un accordo con una persona aggressiva o eccessivamente emotiva, quindi è essenziale impostare un tono positivo. Per raggiungere questo scopo, è possibile scambiare due chiacchiere prima della negoziazione, ascoltare attivamente, usare l'empatia, fare domande ponderate e cercare soluzioni alternative. Le trattative si basano sulla risoluzione dei problemi; le emozioni devono essere lasciate alla porta, mentre le pause e le tattiche di mediazione devono essere utilizzate quando la tensione è alta.

Mancanza di Empatia

Per la precisione, la simpatia non è la stessa cosa dell'empatia. La simpatia è una reazione alle disgrazie altrui, mentre l'empatia è l'atto di comprendere e condividere i sentimenti di un'altra persona. La mancanza di empatia è un ostacolo significativo alla negoziazione, poiché spesso è alla base di incomprensioni e conflitti. Senza empatia, una discussione è superficiale, e lascia entrambe le parti con la sensazione di essere sottovalutate e non ascoltate.

Il superamento di questo ostacolo inizia fuori dalla sala riunioni e comincia quando si conduce una ricerca. Per esprimere empatia, è necessario prendersi il tempo necessario per capire la situazione, i desideri e le esigenze dell'altra parte. Ad esempio, se sapete che l'interlocutore sta lavorando con scadenze ravvicinate e vi rendete conto della pressione a cui è sottoposto, potete prendere provvedimenti per mediare i conflitti futuri creando agende, tempi e scadenze rigorose e rispettandole. Potete anche sfruttare le variabili temporali a vostro favore e dare loro ciò che vogliono alle vostre condizioni, ad esempio, se hanno tempi stretti, promettete di consegnare in tempo e in cambio otterrete qualcosa dalla vostra lista dei desideri. Mostrare empatia significa anche ascoltare attivamente, fare domande per chiarire la comprensione, mantenere la calma e riconoscere e rispondere in modo appropriato alle emozioni dell'altro negoziatore.

Preparazione Insufficiente

Non prepararsi è prepararsi a fallire. Un ostacolo significativo al successo di una negoziazione è rappresentato dall'arrivare alla discussione mal equipaggiati con dati errati, informazioni mancanti e alternative inadeguate. Se non vi siete documentati adeguatamente sulla controparte, rischiate di entrare inconsapevolmente in uno scenario di sconfitta e, se non potete sostenere la vostra proposta con dati oggettivi, è improbabile che la controparte accetti la vostra proposta. In breve, se non siete preparati, farete la figura dei dilettanti e lascerete che la controparte si senta sottovalutata, pregiudicando ogni possibilità di raggiungere un accordo altrettanto vantaggioso o future opportunità di lavorare insieme.

Prima di iniziare qualsiasi trattativa, dovreste sempre sapere quanto segue:

• L'obiettivo della trattativa
• La vostra e quella della controparte ZOPA (Zone of Possible Agreement)
• La vostra e quella della controparte BATNA (migliore alternativa a un accordo negoziato)
• La situazione, la motivazione, i desideri, le esigenze e gli interessi esterni vostri e della controparte
• I punti di forza, le debolezze e lo stile di negoziazione vostri e della controparte
• definire il team ed i ruoli: chi condurrà, riassumerà e osserverà la negoziazione?

Mancanza di Fiducia tra le Parti

Le negoziazioni comportano un po' di rischio e la mancanza di fiducia tra le due parti costituisce una barriera che si traduce in cautela, conflitto e poco spazio per il compromesso o la creatività. Volete che l'altro negoziatore sia aperto all'innovazione, agli scambi e alle concessioni, ma se non vi ritiene degni di fiducia, è improbabile che accetti di accettarne qualcuna.

Come si fa a ispirare fiducia in una negoziazione? In primo luogo, dovreste utilizzare le vostre ricerche per capire il vostro interlocutore ed avvicinarvi a lui con empatia e con un evidente orientamento verso un risultato reciprocamente vantaggioso. In secondo luogo, dovete rassicurarlo con una reputazione affidabile e recensioni eccellenti da parte di aziende precedenti (non abbiate paura di condividerle durante la discussione). Infine, siate onesti, aperti e sinceri sulle vostre motivazioni, intenzioni e risultati desiderati, in quanto la trasparenza crea un'atmosfera di sicurezza e crea un rapporto.

Barriere Culturali

Con l'avvento della globalizzazione, le aziende di tutto il mondo avviano sempre più spesso trattative con i loro omologhi stranieri nel tentativo di espandere il proprio raggio d'azione e aumentare i profitti, per poi scoprire che esiste una barriera culturale. Queste possono derivare da conflitti storici, disaccordi religiosi e problemi di comunicazione. Per esempio, in Giappone, usare il nome di battesimo sul posto di lavoro è scortese, mentre nel Regno Unito o negli Stati Uniti è una pratica comune.

La chiave per unire entrambe le parti è quella di trovare un terreno comune tra di loro che abbia radici nel rispetto, nella comprensione e in un obiettivo condiviso. Nell'ambito della vostra ricerca e preparazione, dovreste cercare di comprendere le differenze culturali dell'altro e tenere conto delle pratiche religiose, dell'etichetta commerciale e delle tradizioni culturali. Ad esempio, supponiamo di dover negoziare con un'azienda con sede in Medio Oriente. In questo caso, dovrete assicurarvi di prevedere un momento di preghiera nella vostra agenda, poiché i musulmani praticanti pregano cinque volte al giorno rivolti a est verso la Mecca. Offrire uno spazio tranquillo sul lato est del vostro edificio come sala di preghiera improvvisata (se non ne avete una) può contribuire a colmare il divario tra le vostre culture e a dimostrare che le rispettate. Tuttavia, dovete anche assicurarvi di non fare supposizioni. Riprendendo l'esempio precedente, non tutti i musulmani seguono la rigida struttura di preghiera di cinque giorni, quindi non abbiate paura di considerare la persona con cui negozierete. Nella vostra ricerca, potreste chiedere alle aziende che hanno già avuto a che fare con loro in passato quali sono le predisposizioni che hanno deciso di fare o che sono stati richiesti, ad esempio se hanno avuto bisogno di traduttori. Questo può aiutarvi ad adattare il vostro approccio e a fare piani in anticipo. Inoltre, tenete presente il quadro storico generale tra le due nazioni. Se c'è un'ostilità attuale o passata, potrebbero avere un pregiudizio che dovrete superare.

Chi è Scotwork

Scotwork ha formato centinaia di migliaia di senior manager in 29 lingue. Siamo cresciuti fino a diventare la prima società di consulenza indipendente al mondo in materia di negoziazione, operando in 48 Paesi. Lavoriamo con organizzazioni grandi e piccole in tutti i settori. Dopo oltre 45 anni di attività, continuiamo a fornire alle persone competenze potenti che trasformano le loro vite e consegnano alle aziende un futuro di maggior successo.

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